L’importanza di coinvolgere IT e AV nella progettazione degli spazi lavorativi

Molte aziende commettono l’errore di coinvolgere i team IT e AV troppo tardi nelle fasi di progettazione degli uffici e delle sale riunioni. Questo approccio porta a un’integrazione tecnologica subottimale e a interruzioni per la forza lavoro, con conseguenze negative sulla produttività.

Secondo recenti dati, nel Regno Unito meno di un terzo (31%) delle aziende coinvolge i team IT e AV prima dell’inizio della pianificazione degli spazi. Di conseguenza, i responsabili tecnologici si trovano a dover adattare dispositivi e sistemi in ambienti già progettati, perdendo l’opportunità di integrare soluzioni più efficienti fin dalla fase di progettazione.

In un contesto di lavoro ibrido, i guasti audio e le interruzioni di connessione portano a una perdita di produttività mediana di 12,2 minuti per persona per ogni riunione problematica. Questo dato evidenzia l’importanza di una pianificazione accurata e tempestiva.

La maggior parte dei dirigenti riconosce il legame tra esperienza in ufficio e risultati aziendali: l’86% associa una buona workplace experience a una maggiore produttività, mentre il 90% la collega a una migliore collaborazione. Tuttavia, solo il 56% si sente sicuro di avere i dati necessari sul ritorno d’investimento per giustificare interventi nella workplace experience, e il 29% considera attualmente questo aspetto una strategia aziendale centrale.

Per ridurre costi e attriti operativi, è consigliabile un maggiore allineamento tra IT, Risorse Umane e Real Estate nelle fasi iniziali dei progetti. Una pianificazione congiunta degli spazi può limitare la necessità di aggiornamenti successivi su hardware obsoleto o inadeguato. Inoltre, si propone l’adozione del tempo di inattività tecnologica come metrica, utilizzando la perdita di produttività come indicatore della necessità di migliorare le prestazioni degli spazi.

In conclusione, il coinvolgimento precoce dei team IT e AV nella progettazione degli spazi lavorativi non solo ottimizza l’integrazione tecnologica, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più efficiente e produttivo, riducendo le interruzioni e migliorando l’esperienza complessiva dei dipendenti.